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  • Florian Tatzer

Strategische IT-Entscheidungen: Die Kraft der Kosten-Nutzen-Analyse

Aktualisiert: 25. März


Heute möchte ich mal ein bisschen über die Kosten-Nutzen-Analyse, oder besser gesagt, die Business Cases, der in der IT-Welt sprechen. Besonders im Bereich der Künstlichen Intelligenz sind sie super wichtig geworden, um die Wirtschaftlichkeit von Ideen zu prüfen. Lasst uns das Thema Stück für Stück durchgehen, wie man im IT-Bereich an die Berechnung eines Business Cases rangeht – ehrlich, klar und pragmatisch!


In meinem früheren Blogpost „KI-Innovationen im Unternehmen: Von der Idee zur Umsetzung“ (https://www.itleader.blog/post/ki-innovationen-im-unternehmen-von-der-idee-zur-umsetzung) hab ich schon einiges dazu gesagt. Schaut gerne rein!


Die nackte Wahrheit über Einsparungen und Werte

Beginnen wir beim Herzstück eines jeden Business Cases: den Einsparungen oder dem Wert, den die Umsetzung mit sich bringt. Ich sage euch, Ehrlichkeit ist hier das A und O. Schönt man die Zahlen, tut man sich am Ende keinen Gefallen. Denn dann ist die Enttäuschung umso größer, Ressourcen investiert zu haben, die in einem anderen Projekt mehr Sinn gehabt hätten. Zudem muss man sich berechtigt Fragen stellen lassen, wieso dieser Business Case nicht aufgegangen ist.


Kosten im Blick behalten

Was oft unterschätzt wird, sind die Kosten. Und ich rede hier nicht nur von den offensichtlichen Ausgaben. Denkt an alles: von der Anschaffung über die Implementierung bis hin zu den laufenden Kosten. Hier einige Beispiele für Kosten, welche zu berücksichtigen sind. Die können sich natürlich je nach Projekt unterscheiden:


Investitionsaufwand für die Implementierung der IT-Lösung:

  • Kosten für die Beschaffung und Implementierung der Software oder Hardware.

  • Dienstleistungen von Beratern oder Freelancern.

  • Rechtsanwaltskosten (falls erforderlich).

  • Anpassungen an bestehenden IT-Systemen (z. B. Schnittstellen).

  • Umbau, Einrichtung und Verkabelung der IT-Infrastruktur.

Finanzierungskosten:

  • Leasinggebühren oder Kreditzinsen für die Investition.

Betriebskosten über den Nutzungszeitraum:

  • Hardware-Wartung und Software-Wartung.

  • Support und externe Dienstleistungen.

  • Mehrkosten für das eigene Rechenzentrum (Strom, Miete).

  • Mehrkosten für externe Netzwerkdienste (Internet, VPN).

Interne Personalaufwände:

  • Kosten für das Projektteam.

  • Verwaltung und Betrieb der IT-Lösung.


Lernen, lernen und nochmals lernen

Ein absolutes Must-Do: Jeden Business Case nach der Umsetzung genau unter die Lupe nehmen. Was lief gut? Wo habt ihr euch verschätzt? Diese Learnings machen euch für die nächste Runde schärfer.


Gemeinsames Verständnis im Business Case: Der Schlüssel zum Erfolg

Ein effektiver Business Case basiert auf einem gemeinsamen Verständnis aller Beteiligten. Es ist unerlässlich, dass IT, Fachbereiche, und Management von Anfang an auf der gleichen Wellenlänge sind. Dies beinhaltet klare Kommunikation über Ziele, Erwartungen und die Interpretation von Daten. Ein konsensbasierter Ansatz stellt sicher, dass alle Seiten die Auswirkungen und den Wert des Projekts verstehen und unterstützen. Dies fördert nicht nur eine effektive Zusammenarbeit, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs, da alle Beteiligten aktiv an einem gemeinsamen Ziel arbeiten.


Warum ist ein Business Case so wichtig?

Hier kommen wir zum Kern der Sache: Wieso überhaupt einen Business Case? Ganz einfach: Ohne ihn wisst ihr nicht, ob sich eure Idee überhaupt rentiert. Der Wert muss nicht immer monetärer Natur sein, es kann auch ein strategischer Wert sein. Selbst eine grobe Berechnung kann euch vor großen Fehlinvestitionen schützen.


Der Mehrwert eines Business Cases

Neben der Vermeidung von Fehlentscheidungen bietet ein Business Case auch die Chance, den echten Wert eurer Idee zu erkennen und vor allem, diesen auch Transparent zu machen gegenüber euren Stakeholdern. Und wer will das nicht?


Business Case und Strategie: Synchronisation mit IT- und Unternehmenszielen

Die Berücksichtigung der IT- und Unternehmensstrategie in der Business Case-Berechnung ist essenziell, um sicherzustellen, dass Investitionen nicht nur rentabel, sondern auch strategisch sinnvoll sind. Ein gut durchdachter Business Case schlägt eine Brücke zwischen den operativen Anforderungen und den langfristigen Zielen des Unternehmens. Er spiegelt wider, wie die vorgeschlagene Investition oder das Projekt zur Erreichung dieser Ziele beiträgt, sei es durch Innovation, Effizienzsteigerung oder Verbesserung der Marktposition. Somit wird der Business Case zu einem integralen Bestandteil der strategischen Planung und Entscheidungsfindung.


Was passiert, wenn man ihn weglässt?

Einen Business Case zu ignorieren, ist wie im Dunkeln zu tappen. Ihr riskiert, Ressourcen in Projekte zu stecken, die am Ende mehr kosten als bringen und wirklich wertstiftende Projekte nicht umzusetzen, was doppelt bitter ist.


Häufige Stolpersteine

Einer der häufigsten Fehler? Unrealistische Annahmen. Seid realistisch, bleibt am Boden und überprüft eure Annahmen kritisch. Bindet euer Team ein, holt euch Schätzungen von Leuten, die operativ zuständig sind.


Was muss alles in einen Business Case?

Ein solider Business Case sollte alles beinhalten: Von detaillierten Kosten- und Nutzenanalysen bis hin zu Risikobewertungen und strategischen Überlegungen.


Wie berechnet man einen Business Case?

Jetzt zum spannenden Teil – die Berechnung. Wie sieht das nun konkret aus? Nachfolgend ein stark vereinfachtes Beispiel einer CRM Einführung. Die Zahlen sind zur Vereinfachung gerundet und sind fiktiv. :)


Business Case: Einführung einer CRM-Software

Kosten:

Softwarelizenz und Implementierung:

  • Investitionskosten: 50.000 € für den Kauf der CRM-Software und die Anpassung an unsere Geschäftsprozesse.

  • Beratungskosten: 10.000 € für externe Berater, die bei der Implementierung helfen.

Betriebskosten über 3 Jahre:

  • Wartung und Support: 15.000 € pro Jahr für Software-Updates und technischen Support.

  • Schulungskosten: 5.000 € für die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software.

Interne Personalkosten:

  • Projektteam: 30.000 € für die interne Projektarbeit.

  • Betrieb und Verwaltung: 20.000 € pro Jahr für die Pflege der CRM-Datenbank.

Nutzen:

Effizienzsteigerung:

  • Zeitersparnis: Durch automatisierte Prozesse können Mitarbeiter effizienter arbeiten.

  • Annahme: Jeder Mitarbeiter spart durchschnittlich 1 Stunde pro Tag.

  • Bei 100 Mitarbeitern ergibt das 100 Stunden pro Tag oder 36.500 Stunden pro Jahr.

  • Bei einem durchschnittlichen Gehalt von 50 € pro Stunde ergibt sich eine jährliche Zeitersparnis von 1.825.000 €.

Umsatzsteigerung:

  • Cross-Selling und Upselling: Bessere Kundenprofile ermöglichen gezielte Verkaufsaktionen.

  • Kundenbindung: Verbesserte Betreuung führt zu zufriedeneren Kunden.

Nicht-monetärer Nutzen:

  • Imagegewinn: Modernes CRM zeigt Innovationsbereitschaft.

  • Bessere Entscheidungsgrundlage: Datenbasierte Analysen unterstützen das Management.

Gesamtbewertung:

Die Gesamtkosten des Projekts betragen 115.000 € über 3 Jahre. Der Nutzen in Form von Effizienzsteigerung, Umsatzsteigerung und nicht-monetärem Wert überwiegt jedoch die Kosten deutlich. Der Business Case ist daher positiv, und die Einführung der CRM-Software wird empfohlen.



Fazit:

Business Cases sind nicht nur lästige Pflicht – sie sind ein essenzieller Teil erfolgreicher IT-Projekte. Sie helfen euch, die Spreu vom Weizen zu trennen und eure Ressourcen schlau zu investieren. Jede noch so grobe Berechnung hilft euch!


Allgemeiner Überblick: Das Bild zeigt ein Team von Fachleuten, die in einem modernen Büro einen Erfolg feiern. Sie stehen und sitzen um einen Tisch herum, auf dem ein Computermonitor mit verschiedenen Diagrammen und Daten zu sehen ist. Spezifische Elemente oder Objekte: Personen: Die Gesichter der Personen sind unkenntlich gemacht. Sie tragen formelle Kleidung und heben ihre Arme in einer siegreichen Geste. Computermonitor: Zeigt verschiedene Diagramme und Daten, einschließlich eines Balkendiagramms, eines Kreisdiagramms und eines Liniendiagramms. Tisch: Auf dem Tisch liegen neben dem Monitor auch ein Laptop, Papiere und Schreibmaterialien. Büroumgebung: Im Hintergrund sind Fenster zu erkennen sowie eine Wandtafel mit weiteren Informationen. Das Bild zeigt ein professionelles Team beim Feiern eines Erfolgs im Büro, hervorgehoben durch ihre erhobenen Arme und die präsentierten Daten auf dem Monitor.
Das Bild zeigt ein Team von Fachleuten, die in einem modernen Büro einen Erfolg feiern. Sie stehen und sitzen um einen Tisch herum, auf dem ein Computermonitor mit verschiedenen Diagrammen und Daten zu sehen ist.

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